Уважаемые члены коллегии!
Уважаемые руководители городов и районов!
Впервые мы собрались таким форумом для рассмотрения очень важного вопроса. Сегодня мы с вами подведем итоги работы архивных учреждений Луганской области за 2007 год и спланируем работу на текущий год.
На протяжении года были осуществлены организационные, методические мероприятия, направленные на улучшение материально-технического обеспечения, комплектования, сохранности, использования документов, усиления контроля за состоянием архивного дела и делопроизводства области.
В течение 2007 года продолжалась работа по реализации распоряжения Президента Украины
от 13 апреля 2005 года
«О безотлагательных мероприятиях по сохранению национальных архивных ценностей Украины», решений коллегий Государственного комитета архивов Украины и Госархива области, протокольных поручений председателя облгосадминистрации.
Систему архивных учреждений Луганщины составляют Государственный архив области, 17 архивных отделов райгосадминистраций,
14 архивных отделов горсоветов, 16 трудовых архивов.
По состоянию на 1 января 2008 года в архивных учреждениях области насчитывается 1млн. 668 тыс. 291 единица хранения документов Национального архивного фонда за 1763-2006 гг. и
313 тыс. 794 документа по личному составу.
Уважаемые коллеги! Одним из основных направлений работы архивных учреждений области остается обеспечение сохранности и организации хранения документов НАФ.
Для укрепления материально-технической базы и создания надлежащих условий хранения документов Программой развития архивного дела в Луганской области на 2006-2010 годы было предусмотрено 10 млн. грн.
В прошлом году Государственным архивом области по Программе использовано 210 тыс. грн. Архивными отделами - 414 тыс. грн., так из них
24 тыс. грн. из государственного бюджета и 390 тыс. грн. из местных бюджетов.
Госархивом приобретено оборудование для реставрационных работ, шкафы-витрины для выставочных экспозиций, а также обновлена мебель.
На протяжении года осуществлен ремонт помещений в архивных отделах Беловодского, Лутугинского, Новоайдарского, Славяносербского районов, а также в городах Рубежное, Свердловске, Стаханове.
В 2007 году на 781 пог. м. увеличилась протяженность стеллажного оборудования. Получены дополнительные помещения архивными отделами Лисичанского, Рубежанского, Стахановского городских советов общей площадью 223 м 2. В ходе подготовки архивных учреждений области к работе в осенне-зимний период: в двух зданиях Госархива области был проведен капитальный ремонт теплотрас и водогона, в архивных учреждениях области приобретены первичные средства пожаротушения, заменены деревянные двери на металлические, выполнена профилактическая проверка изоляции электрооборудования и замеры сопротивления электросети.
В связи с участившимися противоправными посягательствами на архивные документы и масштабами краж на территории областей Украины, остро встал вопрос об охране помещений архивов и архивохранилищ. По данным МВД Украины злоумышленники прибегают к краже или поджогу документов как в архивных отделах, так и в структурных подразделениях организаций, предприятий, учреждений. Так при пожарах в Одесском музее флота, в Каменец-Подольском архиве, шахты им. Баракова в городе Краснодоне, Главного управления труда и социальной защиты населения Луганской области огонь уничтожил большой массив документов.
27 июня 2007 года около
17 часов было совершено разбойное нападение на Обуховский районный отдел Киевского регионального филиала государственного предприятия «Центр государственного земельного кадастра». Угрожая применением насилия по отношению к сотрудницам архива, было похищено 10656 архивных документов.
В ночь на 04 сентября 2007 года разбив окно, злоумышленники проникли в тот же самый отдел, откуда похитили 48 книг с регистрацией государственных актов на право собственности на земельные участки.
08 января текущего года путем повреждения дверных замков из архивного отдела и трудового архива Броварской райгосадминистрации Киевской области похищено 13504 дела Национального архивного фонда и 621 дело по личному составу. Все, что я перечислил, это несколько КАМАЗов документов, просто кошмар.
Этим вызвано проведение анализа охранного и пожарного режимов в архивных учреждениях области и по его результатам выявлено, что не все архивные помещения отвечают требованиям.
В Государственном архиве области все требования по сохранности документов выполнены: помещения и архивохранилища оборудованы охранной и пожарной сигнализациями с выводом информации на пульт охраны Госархива области и центральный пульт областного управления пожарной безопастности. Кроме того на специальную охрану двух зданий архива в отчетном году было выделено 89 тыс. грн.
Уважаемые руководители, хочу вам напомнить, что начиная с 2003 года, неоднократно председатели облгосадминистрации протокольными поручениями поднимали вопрос оборудования архивных учреждений охранными и пожарными сигнализациями, создания трудовых архивов. Перейдем к рассмотрению их выполнения.
Госархивом области практикуются ежегодные совместные с Главным управлением МЧС Украины в Луганской области проверки состояния пожарной безопасности в архивных учреждениях области. Их результаты рассматриваются на коллегиях Госархива и о принятых решениях по данному вопросу мы вас информируем. Но, к сожалению, не все их выполняют.
На сегодняшний день, противопожарной сигнализацией оборудовано 90,3 % архивных отделов Луганщины.
По предписаниям органов пожнадзора необходимо установить пожарную сигнализацию в архивных отделах Антрацитовской, Белокуракинской райгосадминистраций и Антрацитовского горсовета.
Охранные сигнализации отсутствуют в архивных отделах Антрацитовской, Беловодской, Белокуракинской, Краснодонской, Меловской, Перевальской, Славяносербской, Старобельской райгосадминистраций и Антрацитовского, Брянковского, Краснодонского, Краснолучского, Первомайского, Ровеньковского горсовета.
Без физической охраны находятся архивные отделы Краснодонской, Кременской, Старобельской райгосадминистраций, Алчевского, Антрацитовского, Краснодонского, Краснолучского, Ровеньковского горсоветов.
Противопожарные двери
не установлены в архивных отделах Беловодского, Краснодонского, Перевальского районов и городов Алчевск, Брянка, Красный Луч, Лисичанск, Северодонецк.
Подлежат немедленной замене используемые порошковые огнетушители на углекислотные с целью избежания повреждения документов при попадании на них суспензии или порошка в архивных отделах Лутугинского, Меловского, Перевальского, Попаснянского, Станично-Луганского, Троицкого районов и городов Антрацит, Алчевск, Брянка, Краснодон, Красный Луч, Лисичанск, Первомайск.
В неудовлетворительном состоянии находятся помещения архивных отделов Кременской райгосадминистрации и Антрацитовского городского совета.
Хочу обратить ваше внимание на тот факт, что по результатам проверок учреждений, организаций, предприятий сотрудниками Госархива области установлено, что всего 50 % из них оборудованы охранно-пожарными сигнализациями.
Уважаемые руководители! Прошу обратить Ваше внимание на персональную ответственность руководителей за состояние охранного и противопожарного режимов в учреждениях, организациях и предприятиях в районах и городах, этим вы обеспечите социальную защиту населения данных территорий.
Не вызывает сомнений, что отсутствие пожарных сигнализаций и охраны (физической или с помощью технических средств) содействует кражам и поджогам. Предупредить ситуацию возможно только при оборудовании всех архивных учреждений области и архивных подразделений учреждений, организаций, предприятий охранно-пожарными сигнализациями с подключением их к дежурным частям территориальных органов пожнадзора и внутренних дел.
Уважаемые руководители, просьба подписывать Вами лично всю информацию, которая отсылается архивным отделом
в Госархив области. Из практики видно, где руководитель территории принимает активное участие в делах архива, там порядок с охранным
и противопожарным режимом, и с архивным делом в целом.
В течение года в архивных учреждениях области проведен комплекс работ по рациональному размещению документов в хранилищах, уточнению постеллажных и пофондовых топографических указателей.
Продолжалось обеспечение физической сохранности документов НАФ: путем реставрации и ремонта, картонирования и обеспыливания документов.
Следует отметить, что полностью закартонированы дела только в архивных отделах Свердловского и Ровеньковского горсоветов. Не начата эта работа в архивных отделах Лутугинского, Перевальского, Троицкого районов и города Луганска.
Одним из критериев создания оптимальных условий для сохранности документов является поддержание требуемого температурно-влажностного режима, контроль за которым осуществляется с помощью контрольно-измерительных приборов. А они отсутствуют в ряде архивных отделов, а именно: Белокуракинской, Кременской, Перевальской, Славяносербской, Сватовской, Троицкой райгосадминистраций и города Ровеньки.
Архивохранилища Антрацитовского районного и городского, Перевальского, Попаснянского, Станично-Луганского, Первомайского, Рубежанского, Стахановского архивных отделов располагаются в подвальных помещениях, что создает угрозу затопления и поражения грибком документов. Так, архивный отдел Антрацитовского городского совета ежегодно начиная с 2005 года систематически несколько раз в году, подвергается затоплению в результате прорыва канализации и, как итог, стены архивохранилища уже поражены грибком и этот грибок обязательно перейдет на документы, такой процесс остановить будет практически невозможно и информация в делах погибнет. В архивном отделе Беловодской райгосадминистрации в результате прорыва системы отопления чердачной разводки были затоплены и повреждены документы Национального архивного фонда. В подвальном архивохранилище Стахановского архивного отдела влажность повышена на столько, что хранящиеся там дела по личному составу десятков тысяч работников предприятий, ликвидированных без правоприемника, уже деформировались и через несколько лет выдать по ним справку будет невозможно.
На протяжении отчетного года архивистами области проводились работы по учету новых поступлений документов, усовершенствованию внутренней учетной документации, уточнению состава и объемов фондов.
В 2007 году принято на государственное хранение в Госархив области Национального архивного фонда 12585 единиц хранения, в архивные отделы – 3898 и 46294 дел по личному составу, в трудовые архивы поступило 20190 документов предприятий, ликвидированных без правоприемника. И эта тенденция продолжается, что влечет за собой проблему размещения документов по личному составу и вызывает необходимость создания трудовых архивов.
На сегодняшний день, трудовые архивы не созданы в Антрацитовском, Белокуракинском, Лутугинском, Новоайдарском, Перевальськом районах и городах Алчевск, Брянка, Кировск, Красный Луч, Луганск, Первомайск, Ровеньки, Рубежное, Северодонецк, Стаханов.
Согласно годовому плану организационной работы Государственного архива в течение 2007 года было проведено три заседания коллегии, на которых рассмотрены вопросы организации и развития архивного дела в области. Принято участие в работе коллегии Беловодской райгосадминистрации, исполкомах Краснодонского, Стахановского городских советов и сессии Новоайдарского района.
В течение прошедшего года было проведено 8 заседаний Экспертно- проверочной комиссии Госархива, на которых рассматривалось состояние работы по объединению фондов первичных парторганизаций, рассмотрены и утверждены списки юридических лиц - источников формирования НАФ архивных отделов райгосадминистраций и городских советов, определены сроки хранения отдельных категорий документов, не предусмотренных действующим Перечнем, решались вопросы выдачи разрешений на переработку годовых разделов описей, исключения или включения в списки юридических лиц - источников формирования НАФ учреждений, организаций, предприятий области.
За прошедший год в работе ЭПК Госархива области кроме экспертов также принимали участие начальники архивных отделов райгосадминистраций и городских советов, члены экспертных комиссий учреждений, организаций, предприятий.
Свои отчеты о работе архивного подразделения предоставили члены экспертных комиссий Луганского ЗАО „Автоклапан”, Луганского филиала ОАО „Укртелеком”, Учебно-методического центра гражданской защиты и безопасности жизнедеятельности Луганской области.
С информацией о состоянии справочного аппарата к документам, которые предоставляются на рассмотрение ЭПК, заслушивались начальники архивных отделов Беловодской, Краснодонской райгосадминистраций и Кировского, Ровеньковского, Стахановского городских советов.
С ноября 2007 года решением ЭПК Госархива области были распределены архивные отделы райгосадминистраций и городских советов между членами ЭПК. Таким образом, каждый архивный отдел получил своего куратора, который при необходимости проводит консультации и оказывает методическую помощь начальнику архивного отдела.
Большая работа проделана сотрудниками Госархива по подготовке к уничтожению документации по Выборам Президента Украины 2004 года. Согласно письма Госкомитета “О порядке уничтожения избирательной документации по местным выборам 2006 года” составлен и согласован на ЭПК акт изъятия документов, которые не подлежат хранению. Более 15 тонн макулатуры сбрекетировано и отправлено на Рубежанский картонно-тарный комбинат. Такая работа проводится и архивистами области.
На выполнение Указа Президента Украины от 28 марта 2007 года № 250/2007«О мероприятиях в связи с 75-ой годовщиной Голодомора 1932-1933 годов в Украине» Государственным архивом Луганской области подготовлено и выдано научно-документальное издание архивных документов «Голодомор на Луганщине 1932-33 годов». Презентация сборника прошла в феврале текущего года в Госархиве области.
К 90-летию архивной системы Украины выдан буклет Госархива области.
За 2007 год архивными учреждениями области было подготовлено 21 информационное письмо. По документам Госархива организовано 9 выставок, в том числе на сайте Госкомархива Украины и облгосадминистрации. Архивистами Рубежанского отдела подготовлена выставка, посвященная 65-летней годовщине освобождения от немецко-фашистских захватчиков своего города.
Регулярно обновляется информация о деятельности Госархива области на сайтах Госкомархива и облгосадминистрации. Ведется работа по созданию собственного сайта Госархива. Архивные отделы области начинают осваивать работу с Интернетом. Архивисты области тесно сотрудничают со средствами массовой информации. Подготовлено 10 радио- и
12 телепередач, в периодической прессе опубликованы 43 статьи.
По заказу Первого Национального канала подготовлены материалы к телепередаче о стахановском движении на Луганщине. В прошлом году принято участие в заседаниях круглого стола по темам: „Роман Фадеева „Молодая гвардия ”: современный взгляд”; „Голодомор 1932-33 годов на Луганщине”.
Одним из основных заданий архива является соблюдение Закона Украины «Об обращении граждан», который направлен на выполнение запросов социально-правового характера. Архивистами области в 2007 году выполнено 35055 запросов, что соответствует уровню 2006 года. Но в связи с изменениями законодательства относительно подтверждения льготного стажа, осложнилась работа по выполнению таких запросов. Так, в справках
о подтверждении трудового стажа необходимо предоставлять детальную информацию
о работнике, включая сведения о тарифных и безоплатных отпусках, об участии в забастовках, о работе неполный рабочий день или неполной рабочей неделе, количестве спусков в шахту и тому подобное. При выполнении запросов о подземном характере работы необходимо пересмотреть до
70 дел приблизительно 10-15 тыс. страниц, что значительно превышает бюджет рабочего времени, определенный нормативами.
В 2007 году по области было выполнено 30 % запросов о подтверждении стажа на льготных условиях. Максимальное количество такого рода запросов выполнено архивными отделами Новоайдарской райгосадминистрации Алчевского, Луганского, Лисичанского, Стахановского городских советов и трудовыми архивами Старобельского района и города Свердловск.
В Госархиве области используется информационно-аналитическая программа учета обращений граждан, которую согласно Указу Президента
от 07 февраля 2008 года
№ 109/2008 необходимо внедрить в работу архивных учреждений области.
Постоянное увеличение количества принятых на государственное хранение документов НАФ (только в 2007 году принято около 3,5 тыс. единиц хранения актовых записей), что приводит к увеличению количества обращений граждан в Государственный архив Луганской области. В связи с чем срок исполнения запросов растягивается до 4-5 месяцев. Без нарушений выполняются запросы, которые поступают от судов, правоохранительных, контрольно-ревизионных и налоговых органов.
Только увеличение численности сотрудников Госархива области позволит решить сложившуюся критическую ситуацию.
Согласно нормативам численности основного персонала, разработанным Украинским научно-исследовательским институтом архивного дела и документоведения и утвержденным приказом Госкомарива Украины
от 13.01.2004 №4 несоответствие существующей штатной численности персонала архива составляет 18 единиц (состоянием на 01.01.2008 согласно штатному расписанию 38 единиц).
С просьбой в содействии положительному разрешению ситуации направлено письмо председателю облгосадминистрации от 04 марта 2008 года № 03-08/45, а также в Госкомитет для включения в постановление Кабинета Министров Украины о целевом увеличении штатной численности Госархивов Украины.
Такая же критическая ситуация с обеспечением надлежащих условий сохранности документов. В 2005 году нарушена целостность архивной системы области: ликвидировано 4 архивных отдела в Белокуракинском, Перевальском, Попаснянском, Станично-Луганском районах, их начальники переведены на должность главных специалистов. Госархив, пытаясь повлиять на разрешение этой ситуации, подготовил ряд обращений к председателю облгосадминистрации. В результате за подписью заместителя облгосадминистрации Запорожцева Н. В. были направлены директивные письма от 16 августа 2007 года о необходимости приведения структуры упомянутых райгосадминистраций в соответствие с указом Президента “Об усовершенствовании структуры местных государственных администраций”, обеспечив этим реализацию государственной политики в сфере архивного дела. В данный момент ситуация не изменилась ни в одном из районов.
Плановые задания на 2008 год
Уважаемые коллеги! Деятельность архивных учреждений области в текущем году будет направлена на: обеспечение сохранности документов Национального архивного фонда и их государственного учета, формирования НАФ, экспертизу ценности документов, использование документов с целью всестороннего удовлетворения интересов граждан, общества и государства.
Обострена проблема изношенности и недостатка материально-технической базы архивных учреждений, что вызвано длительным недофинансированием. И как результат, участились случаи потерь документов от пожаров, краж, несвоевременного их приема в архивы. Решить проблему предполагается через реализацию Государственной программы развития архивного дела
на 2006-2010 годы.
В 2008 году планируется расширить доступ к архивным документам путем информирования населения о их составе и содержании через средства массовой информации и Интернет, предусматривается активизировать работу архивных учреждений области по созданию специализированных страниц на веб-сайтах, обновления информации, предоставления консультаций и разъяснений в электронном режиме.
Указом Президента Украины 2008 год объявлен Годом памяти жертв Голодомора. В связи с чем в области создана рабочая группа по составлению поименного реестра жертв Голодомора. Деятельность архивных учреждений области будет направлена на содействие ее работе.
Обращаю ваше внимание на необходимость активизировать работу по выполнению поручения облгосадминистрации от
25 февраля 2008 года № 3/31-882 о составлении списков для подготовки Национальной книги памяти жертв Голодомора
1932-1933 годов.
Уважаемые коллеги! Что же такое “архив” и “архивист”? Врач лечит человека, а архивист важнее врача, потому что архивист упорядочивает жизнь человека.
Я уверен, что архивисты области намеченные задания на 2008 год выполнят.
