Уважаемые руководители городов и районов!
Уважаемые начальники архивных отделов и
ответственные за делопроизводство предприятий!
Сегодня мы подробно рассмотрим вопрос о состоянии упорядочения документов предприятий, учреждений и организаций области. Впервые на заседании коллегии присутствуют представители архивных подразделений предприятий, которые отвечают за делопроизводство и сохранность документов. Архивные подразделения являются первым звеном в цепи архивной системы. Именно от архивистов предприятий зависит уровень сохранности документов, которые в последующем станут составляющей Национального архивного фонда Госархива области.
Согласно Закону Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» органы государственной власти, органы местного самоуправления, государственные и коммунальные предприятия, учреждения и организации создают архивные подразделения для временного хранения архивных документов, которые накопились за время их деятельности. Архивные подразделения осуществляют контроль за условиями хранения документов, и готовят их к передаче в соответствующие государственные архивные учреждения.
Архивную систему области составляют 17 архивных отделов райгосадминистраций, 14 архивных отделов горсоветов, 17 трудовых архивов. Согласно решению последней коллегии Госархива области в Первомайске создан трудовой архив (решение городского совета от 21 мая 2008г. № 27/36, вступает в силу с 1 июля 2008 года). Распоряжением председателя Перевальской райгосадминистрации возвращен в свое лоно полноценный архивный отдел, восстановлен в должности начальник архивного отдела. Такое же протокольное поручение председателя областной администрации было дано руководителями Белокуракинского, Попаснянского и Станично-Луганского районов, но это поручение не выполнено. Архивные отделы до сих пор не восстановлены, чем нарушается Указ Президента Украины от 3 апреля 2006 года № 284 «Об усовершенствовании структуры местных государственных администраций».
Статьей 37 Закона «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» предусмотрено, что материально-техническое и кадровое обеспечение архивных учреждений осуществляется их основателем либо собственником.
Материально-техническая база архивных учреждений включает строения, сооружения, земельные участки, коммуникации, инвентарь и средства механизации и автоматизации архивных работ.
Органы исполнительной власти и органы местного самоуправления обязаны обеспечить архивные учреждения, где хранятся документы Национального архивного фонда, которые принадлежат государству, территориальным громадам, соответствующими помещениями, средствами механизации и автоматизации архивных работ и другим технологическим оборудованием, а также материальными ресурсами и кадрами.
Одним из основных направлений работы архивных учреждений области является сохранность документов НАФ и по личному составу. Состоянием на
1 июня текущего года в архивных учреждениях области хранится 1 679 948 документов НАФ и 342 431 единица хранения по личному составу.
Загруженность архивохранилищ, отсутствие резервных площадей усложняет прием документов от архивных подразделений предприятий. Так, средняя загруженность стеллажного оборудования архивных учреждений области составляет 84%. Стопроцентную загруженность имеют 5 архивов, более 90% – 8, и только 6 архивов имеют загруженность менее 70%.
В архивных отделах Кременской, Марковской, Новоайдарской, Новопсковской райгосадминистраций и в городе Лисичанске отсутствуют резервные площади для приема документов ликвидированных предприятий и документов, которые хранятся в организациях свыше установленных сроков. Эти документы мог принять трудовой архив, но в Новоайдаре он не создан, а в Лисичанске создан 1 мая 2007 года, но до сих пор не функционирует. Из-за перегруженности хранилищ архивными отделами не принято 40 тысяч документов, которые уже должны находиться на госхранении. Всего по области в учреждениях сверх установленных сроков хранится свыше 100 тысяч документов.
1. Федерация профсоюзов Луганской области сверхустановленного срока хранит 11842 документов.
2. ОАО«Трест Луганск-шахтопроходка» – 1120 ед. хр.
3. ЗАО «Луганский завод коленчатых валов» – 882 ед. хр.
4. ЗАО «Первомайский машиностроительный завод» – 534 ед. хр.
5. Управление статистики в Новопсковском районе – 212 ед.хр.
6. Шахта «Черкасская» Славяносербского района – 179 ед. хр.
Увеличение объема документов НАФ, которые хранятся в архивных подразделениях сверх установленных сроков, зачастую приводит к их повреждению и утрате, так как условия хранения не всегда отвечают требованиям. Например, в Луганской областной организации украинского общества охотников и рыболовов по описи дел постоянного срока хранения за 1986-1990 годы из 53 дел утеряны 33. Отделом культуры Рубежанского горсовета утрачено 111 дел за 1971-1998 годы.
Хочу предупредить Вас, что согласно положениям ст. 92-1 Кодекса Украины об административных правонарушениях, предусмотрена административная ответственность за нарушение законодательства о Национальном архивном фонде и архивных учреждениях, которое может проявиться в халатном хранении, порче, незаконном уничтожении, сокрытии, незаконной передаче другому лицу архивных документов, нарушении порядка доступа к указанным документам, а также не уведомлении Госархива Луганской области об имеющихся архивных документах в случае возникновения угрозы уничтожения либо значительного ухудшения их состояния.
Предприятиями области уже утрачено около 2000 документов Национального архивного фонда за 1943-2005 годы, не восстановить более 200 документов по личному составу за 1943-2003 годы и это только по предварительным данным. Работа в этом направлении продолжается и по ее завершению ожидается выявление значительно большего количества утраченных документов. Основными причинами утраты документов являются: их несвоевременное упорядочение, пожары и затопления архивных помещений, переезд предприятий; смена ответственных за делопроизводство в организации.
А ведь каждый документ – это судьба человека.
И в первую очередь страдают сами же сотрудники этих предприятий. Из-за отсутствия данных о подтверждении их трудового участия поступают жалобы в областную государственную администрацию, Кабинет Министров Украины, Секретариат Президента. Что еще раз демонстрирует негативные последствия несоблюдения архивного законодательства.
Полностью описали документы Национального архивного фонда 8% организаций – источников комплектования Госархива области и 20% учреждений – источников комплектования архивных отделов. Более 10 лет не проходили научно-технического упорядочения документы в 47% организаций – источников комплектования Госархива области. Например, с момента образования не проводилось упорядочение документов в таких организациях:
1. Луганская областная клиническая больница
2. Луганский областной психоневрологический диспансер
3. Луганская областная организация Всеукраинского Союза автомобилистов
4. Общественная организация «Луганский областной Совет женщин»
5. Территориальное управление Государственной инспекции по энергосбережению в Луганской области
На предприятиях – источниках комплектования архивных отделов райгосадминистраций и горсоветов не упорядочены документы Национального архивного фонда в:
1. Краснодонском районном управлении сельского хозяйства.
2. Антрацитовском районном комитете профсоюза работников культуры и туризма.
3. Попаснянской районной больнице.
Зачастую несвоевременное упорядочение документов оправдывают недостаточным финансированием. Однако, не все проблемы связаны с материальными затратами, иногда это просто халатное отношение к исполнению своих обязанностей, незнание архивных требований. Большая часть решений конкретных задач напрямую связана с человеческим фактором. Какие же средства необходимы для разработки сводной индивидуальной номенклатуры дел? А именно от ее наличия зависит качество упорядочения документов. Несвоевременное согласование номенклатуры дел с Экспертно-проверочной комиссией Госархива области является основным недостатком в работе делопроизводственных служб.
На данный момент 50% организаций – источников комплектования Госархива области работают по согласованным с ЭПК номенклатурам дел. У 17% организаций номенклатуры дел требуют пересогласования. Остальные предприятия не имеют разработанных номенклатур дел (это 23%). Например:
1. Луганский областной совет профсоюзов работников инновационных и малых предприятий, существующий с 1991 года.
2. Луганский областной совет профсоюза работников автомобильного и сельскохозяйственного машиностроения - с 1983 года.
3. Луганская областная профсоюзная организация работников жилищно-коммунального хозяйства, местной промышленности, бытового обслуживания населения - с 1985 года.
67% учреждений – источников комплектования архивных отделов райгосадминистраций и горсоветов имеют сводные номенклатуры дел, согласованные с ЭПК Госархива области. Отсутствуют номенклатуры дел в:
1. Белокуракинском управлении агропромышленного развития.
2. Марковском районном комитете профсоюза работников агропромышленного комплекса.
3. Управлении охраны здоровья исполкома Краснодонского горсовета.
На данный момент с этими организациями ведется серьезная работа по передаче документов на госхранение. Архивистами области осуществляются тематические проверки, сверки наличия документов НАФ, редактирование справочного аппарата. Поэтому, добросовестно выполняя свои обязанности, архивисты сохранят документы, а значит, граждане смогут защитить свои права и законные интересы.
В мае текущего года в Госкомитете архивов Украины было проведено совещание «О состоянии и перспективах деятельности архивных отделов райгосадминистраций и городских советов». В нем от Луганской области кроме директора Госархива приняли участие начальники архивных отделов Беловодского района и Рубежанского городского совета.
Участники совещания пришли к выводу, что назрела необходимость реформирования архивных отделов. Существующая сегодня организационная структура хранения НАФ, которая сложилась около 80 лет назад, возникла в определенных исторических условиях государственного и архивного строительства. Централизованной системе управления соответствовала централизованная система государственных архивных учреждений.
Приобретение Украиной независимости, внедрение местного самоуправления с коммунальной собственностью, организация исполнительной власти на местах, массовая приватизация субъектов хозяйствования привели к изменению и системы документоведения, состава источников комплектования, состава и объемов архивных документов.
Дальнейшее функционирование существующей системы без изменений является бесперспективным.
На совещании в Госкомитете было решено поднять вопрос об обеспечении нормативных условий сохранности документов НАФ во всех местных архивных учреждениях и предоставления в течении 2008-2010 годов архивным отделам статуса архивных учреждений постоянного хранения документов НАФ. Было отмечено, что реформирование архивных отделов будет проходить поэтапно. Сначала архивами с постоянным составом документов должны стать архивные отделы городских советов, а через время такой статус приобретут архивные отделы райгосадминистраций.
Реформирование нужно начать с организации передачи в Госархив области документов, которые хранятся в архивных отделах городских советов до 1997года,а райгосадминистраций до 1991 года. Одновременно необходимо активизировать передачу документов по личному составу в трудовые архивы. А прежде чем передавать документы в трудовые архивы в 5 районах и 9 городах необходимо сначала их создать.
Политика самостоятельного хранения источников собственной истории понятна. Она совпадает с общегосударственным курсом на усиление самостоятельности и самоуправления регионов.
Предоставление архивным отделам статуса учреждений для постоянного хранения документов приведет к расширению их полномочий до функций областного архива (обеспечение гарантированной сохранности, охраны, учета, реставрации документов, обслуживание исследователей, публикация документов, выпуск справочных изданий, выдача справок).
Насколько же наша область готова к таким переменам? Безусловно, для создания оптимальных условий хранения необходимо прежде всего помещение. Обратите внимание, что на сегодня 15 архивных отделов, то есть половина, полностью загружены и нуждаются в выделении дополнительных помещений, 9 - в ремонте имеющихся. В архивном отделе Белокуракинского района и города Антрацита не установлена противопожарная сигнализация, охрана обеспечена лишь в 74% архивных отделов.
Уважаемые руководители, ваше присутствие на заседаниях коллегии не проходит бесследно. Так, с момента последней коллегии (всего за 3 месяца) в архивных отделах Антрацитовской, Краснодонской, Меловской, Перевальской, Славяносербской, Старобельской райгосадминистраций установлены охранные сигнализации, в архивном отделе Антрацитовской райгосадминистрации установлена противопожарная сигнализация. Однако, в Брянке, Краснодоне, Красном Луче, Первомайске, Ровеньках, архивные отделы до сих пор остаются без охранной сигнализации. Таким образом, Ваше активное участие, способствует проведению политики архивного дела, и решению проблем, с которыми сталкиваются архивисты.
Не вызывает сомнений, что начинать нужно с укрепления материальной базы и только Ваше понимание и поддержка станут залогом успешного реформирования.
Однако не только это нуждается в решении. В процессе реформирования расширятся функции архивного отдела, что потребует и увеличения штатной численности. На данный момент во всех архивных отделах райгосадминистраций, за исключением Белокуракинского и Новоайдарского, штатная численность составляет 1 единицу.
Кроме укрепления материально-технической базы и приведения в соответствие с нормативами штатной численности, необходимо решать вопрос непосредственно по статусу архивных отделов. Согласно Типовому положению архивные отделы райгосадминистраций и городских советов являются юридическим лицом, имеют собственный баланс и печать с изображением Государственного Герба Украины и своим названием. Из всех архивных отделов лишь 4 имеют статус юридического лица – архивный отдел Меловской и Троицкой райгосадминистраций и архивные отделы Алчевского и Луганского горсоветов.
Архивные учреждения местного самоуправления по общему уровню материально-технического и штатного обеспечения значительно превышают архивные отделы райгосадминистраций. Так, в 2007 году 3 архивных отдела городских советов получили дополнительные помещения общей площадью 223 м2, в районах дополнительные помещения не выделялись. Стеллажное оборудование в городских архивах увеличилось на 719 пог. м, что 12 раз больше, чем в районных архивах. Архивные отделы горсоветов оснащены офисной техникой в количестве 26 компьютеров, что в половину больше, чем в архивных отделах райгосадминистраций.
За І квартал текущего года на обеспечение материальными ресурсами архивных отделов горсоветов выделено 185 917 грн, что в 225 раз больше, чем сумма финансирования архивных отделов райгосадминистраций.
Как показывает приведенная выше статистика, архивные отделы райгосадминистраций находятся в более невыгодном положении.Самым главным препятствием для них в реализации политики архивного дела является дефицит средств. Благодаря финансовой независимости местного бюджета, архивные отделы горсоветов находятся в более выгодном положении и готовы
к реформированию архивной системы, тем более, что в ряде случаев архивные отделы городских советов приблизились к показателям Госархива области, а кое-где и превысили их.
Так, в Госархиве области на 1 сотрудника приходится 37 источников комплектования, в архивном отделе - 14, исполненных запросов в Госархиве 350 и 337 в архивном отделе. В 2007 году архивными учреждениями области, в целом, исполнено 35055 запросов социально-правового характера, из них Госархивом области - 4179 запросов, архивным отделом Лисичанского горсовета – 5178, Луганского – 3850, Стахановского – 1883.
Подводя итоги, хочу отметить, что архивистами области ведется методическая работа по упорядочению документов на предприятиях, учреждениях, организациях: проводятся семинары, консультации для ответственных
за делопроизводство предприятий, проверки работы архивных подразделений. Но при этом уровень проводимой нами работы очень низкий, как показатель, можно привести следующие цифры: степень упорядочения документов в источниках комплектования Госархива составляет 8%, а в архивных отделах – 20%.
В первом полугодии текущего года деятельность архивных учреждений области была направлена на сокращение количества документов, которые хранятся сверх установленных сроков на предприятиях. Конкретных результатов в этом направлении достигли предприятия – источники комплектования архивных отделов, которые сократили количество таких документов на 4000, что составляет 10%, на предприятиях – источниках комплектования Госархива области количество сокращено на 1000 документов, что составляет 3%. Так, в Лисичанске количество дел, которые хранятся сверх установленных сроков, сократилось на треть, в Ровеньках – в половину, а в Луганске практически сведено к нулю. Государственный архив и архивные отделы направляют письма первым руководителям предприятий списка №1, с уведомлением о необходимости упорядочения документов и передачи их на госхранение. На аппаратном совещании у главы Сватовской райгосадминистрации с руководителями предприятий района, было дано поручение упорядочить документы и передать их на госхранение в срок до июля текущего года. Данный опыт работы с руководителями предприятий следует взять в пример и другим городам и районам.
